رحلة فاتورة يستطيع فريقك متابعتها

١. المستندات التي نبدأ منها

هذه بيانات افتراضية مكتوبة؛ لم نختبر برنامجاً لقراءة المستندات. المبلغ لا يشمل الضرائب أو الشحن أو الخصومات، حتى يبقى المثال مركزاً على الكمية. يحدد فريق المالية متطلبات الفواتير والمحاسبة الفعلية.

٢. خطوات يعرف كل شخص دوره فيها

1. استلام الفاتورة وقراءة بياناتها. يُحفظ الأصل بجانب البيانات المقروءة، وتراجع المالية أي قراءة غير واضحة.
2. التحقق من المستندات. مراجعة المورد والبيانات المطلوبة واحتمال التكرار، باستخدام الشركة والمورد ورقم الفاتورة. ومقارنة الطلب والسعر وإثبات الاستلام عندما يكون ذلك مطلوباً.
3. متابعة الأسئلة. تحديد السبب والمسؤول وموعد المتابعة. تُراجع المستندات الجديدة قبل عرض الفاتورة للموافقة. التذكير بالموعد لا يعني الموافقة.
4. الحصول على الموافقة. يراجع صاحب الصلاحية المستندات الحالية وفق قواعد شركتك. أي تغيير في الفاتورة أو المعلومات التي تستند إليها يستلزم مراجعة جديدة.
5. تأكيد وصولها إلى المحاسبة. للموافقة حالة، ولوصول الفاتورة حالة أخرى. إذا لم يصل تأكيد، يُفحص النظام المحاسبي قبل إعادة الإرسال، ويُحفظ رقم السجل المؤكد. السداد ليس جزءاً من هذا المثال.

٣. قائمة الفواتير التي تحتاج متابعة عند الساعة ١٠:٠٠

الحالات الثلاث التالية غير جاهزة للموافقة. هي أمثلة توضيحية، وليست إحصاءات عن حجم العمل.

٤. لماذا انتقلت الفاتورة SYN-034 إلى الخطوة التالية؟

سجل توضيحي ليوم ٢ أكتوبر ٢٠٢٦، بتوقيت UTC. الأدوار أدناه تمثل موظفين منفصلين بصلاحيات مناسبة أو أحداثاً في النظام. في العمل الفعلي، يجب معرفة صاحب كل إجراء، وتحديد صلاحيات الوصول، وحفظ المستندات الأصلية.

1. ٠٩:٥٠ · مراجع الماليةاستلام الفاتورة ومراجعة بياناتها

   سُجلت ١٠ قطع بسعر ١٠٠ ريال للقطعة من المستند INV-034. تطابق المورد مع أمر الشراء PO-034، لكن سجل GR-034-A أكد استلام ٨ قطع.

2. ١٠:٠٠ · مراجع الماليةتعليق الفاتورة بسبب الكمية

   أُسندت متابعة القطعتين إلى المشتريات. بقيت الموافقة معلقة، مع الاحتفاظ بالفاتورة الأصلية.

3. ١١:٠٠ · موظف الاستلامإضافة إثبات وصول جديد

   أكد المستند GR-034-B وصول القطعتين. أصبح مجموع المستلم في السجلين ١٠ قطع، من دون تغيير السجل الأول.

4. ١١:١٥ · مراجع الماليةحل الاختلاف بعد إعادة المراجعة

   ١٠ قطع في الفاتورة = ١٠ مطلوبة = ١٠ مستلمة. تطابقت البيانات المطلوبة والسعر. وأكدت مراجعة التكرار أن الإرسال الثاني لنفس الفاتورة، فبقي مستبعداً. أصبحت الفاتورة جاهزة للموافقة.

5. ١١:٣٠ · صاحب صلاحية الموافقةالموافقة على الفاتورة

   وافق على الفاتورة الأصلية، بالرجوع إلى أمر الشراء وسجلي الاستلام. لم تسجل هذه الموافقة أي سداد ولم تمنح الإذن به.

6. ١١:٣٥ · خدمة نقل البياناتوصول الفاتورة غير مؤكد

   أُرسلت الفاتورة ولم يرجع تأكيد. بقيت حالتها «لم يتأكد الوصول»، ولم تُرسل مرة أخرى تلقائياً.

7. ١١:٤٥ · دعم النظام المحاسبيالتحقق من الوصول وتأكيده

   وجد سجل AP-034 في النظام المحاسبي، وتأكد من مطابقته للفاتورة المعتمدة. حُفظ رقم السجل من دون إعادة الإرسال.

الحالة النهائية: فاتورة تمت الموافقة عليها ووصلت إلى النظام المحاسبي برقم AP-034. لا نقيّم حالة السداد هنا. يبقى الإرسال المكرر مستبعداً مع حفظ قرار مراجعته، وتبقى الفاتورة SYN-035 معلقة.

٥. اتفقوا على المسؤوليات قبل البدء

• ما المستندات المطلوبة لكل نوع من الفواتير، بما فيها الفواتير من دون أمر شراء؟
• من يحل الأسئلة، ومن يوافق، ومن ينوب عن كل شخص عند الغياب؟
• من يتابع الفواتير المتأخرة أو التي لم يتأكد وصولها إلى المحاسبة؟
• أين تُحفظ الأصول والمستندات المعدلة وسجل القرارات، ومن يستطيع الاطلاع عليها؟

المثال لا يختبر برنامجاً أو حماية البيانات أو المعالجة المحاسبية أو الالتزام القانوني. هو يشرح قاعدة مختارة وكيف ينتقل العمل بين المسؤولين. اتفق مع المالية على القواعد المناسبة واختبرها قبل استخدام فواتير فعلية.