DATIMORE · WEB-010
قائمة فحص التقرير الدوري قبل الإرسال
خطط لتقرير يصل جاهزًا للمراجعة. اطبع الصفحة أو احفظها، وسجّل المسؤول ودليل الفحص وقرار الإرسال أو الإيقاف لكل بند. هذه قائمة للتخطيط، وليست أداة تنفذ الفحوص تلقائيًا.
مثال توضيحي ببيانات افتراضية. أسماء الفرق والأعداد والمواعيد أدناه للتوضيح فقط، ولا تمثل نتائج عميل أو وفرًا مقاسًا.
اتفقوا على التقرير وموعده
المثال: ملخص أسبوعي للطلبات المنجزة لدى الفرق أ وب وج. يتبع كل طلب فريقًا واحدًا ويُحسب مرة واحدة عند إنجازه. تغطي الملفات الفترة من 21 إلى 27 سبتمبر 2026، شاملة اليومين. يعتمد مسؤول كل فريق ملفه ويجهزه قبل الساعة 08:30 صباح الاثنين 28 سبتمبر بتوقيت الرياض، ويُخطط للإرسال الساعة 09:00 بالتوقيت نفسه. عدّل المواعيد والقواعد والمستلمين لتناسب عمل شركتك.
المسؤول والبديل: ____________________
المصادر وفترة التقرير والتوقيت: ____________________
موعد الإرسال والمستلمون المصرح لهم: ____________________
مثال واحد: إيقاف، ثم تصحيح، ثم إعادة الفحص
| الملفات المتاحة | القرار |
|---|---|
| الفريق أ: 20 طلبًا. الفريق ب: 15 طلبًا. كلا الملفين معتمد للفترة من 21 إلى 27 سبتمبر. ملف الفريق ج يحتوي على 18 طلبًا للفترة من 14 إلى 20 سبتمبر. | إيقاف الإرسال. ملف الفريق ج يخص أسبوعًا آخر. لا يُنشر مجموع الطلبات. يُبلغ مسؤول التقرير بالملف وسبب الإيقاف. |
| يقدم الفريق ج ملفًا بديلًا معتمدًا فيه 17 طلبًا للفترة من 21 إلى 27 سبتمبر. تُفحص الملفات الثلاثة والتقرير من جديد. | المجموع 52 طلبًا: 20 و15 و17. يمكن الإرسال فقط بعد اجتياز بقية الفحوص أدناه. يحل الملف الصحيح محل القديم ولا يُضاف إليه. |
قبل كل إرسال
- □ جميع المصادر المطلوبة موجودة ومتاحة ومعتمدة للفترة المتفق عليها. غياب ملف لا يعني أن قيمته صفر.
- □ تغطي الملفات الفترة نفسها وموعد إقفال البيانات المتفق عليه. تنزيل ملف قديم اليوم لا يجعل بياناته حديثة.
- □ يُحسب كل طلب مرة واحدة وفق التعريف المتفق عليه. يُوقف الإرسال عند وجود ملفات أو سجلات مكررة حتى تُصحح.
- □ يطابق التقرير الملفات التي فُحصت، ويعرض البيانات المطلوبة دون تصفية خاطئة. فترة التقرير ووقت تجهيزه واضحان.
- □ رُوجعت الأعداد غير المعتادة مقارنة بمرجع متفق عليه. التغيّر الكبير يحتاج إلى تفسير، ولا يُحذف تلقائيًا.
- □ قائمة المستلمين محدثة، ويحق لكل منهم الاطلاع على التقرير. افحص المرفق أو الرابط الفعلي وصلاحية الوصول. إخفاء عمود في لوحة المعلومات لا يعني إخفاءه في الملف المصدّر.
- □ كل موافقة مطلوبة مسجلة. غياب الموافقة أو تعذر الفحص أو وجود فرق غير مفسر يعني إيقاف الإرسال.
- □ لم تُرسل نسخة التقرير نفسها سابقًا. تُفحص النسخة النهائية والمستلمون مجددًا قبل الإرسال مباشرة.
- □ يعرف المسؤول وبديله ما يفعلانه عند الإيقاف. إذا اقترب الموعد، يُبلغ المستلمون بالتأخير دون أرقام حساسة. لا يُرسل تقرير الأسبوع الماضي على أنه التقرير الحالي.
- □ تُسجل فترة التقرير ونسخ المصادر ونتائج الفحص واسم صاحب الموافقة والنسخة النهائية والمستلمون وحالة الإرسال. عند الشك في وصول الرسالة، يُراجع سجل الإرسال في البريد أو النظام الذي يستقبل التقرير قبل إعادة الإرسال. نجاح طلب الإرسال لا يثبت قراءة التقرير.
دليل الفحص أو السبب: ____________________
المراجع والتاريخ: ____________________
مسؤول التصحيح وموعد التحديث: ____________________
اختبروا العمل قبل الاعتماد عليه
جربوا الملفات الصحيحة، والمجموع المتوقع 52. ثم جربوا ملفًا لأسبوع قديم، ومصدرًا مفقودًا، وملفًا مكررًا، ومستلمًا غير مصرح له؛ النتيجة المطلوبة في كل حالة هي إيقاف الإرسال. جربوا إرسال النسخة نفسها مرة ثانية؛ يجب ألا تُرسل مجددًا. إذا انتهت محاولة الإرسال دون تأكيد، سجّلوا أن الوصول غير مؤكد وافحصوا ما حدث قبل المحاولة التالية. بعد التصحيح، أعيدوا جميع الفحوص على النسخة النهائية. سجّلوا النتيجة الفعلية والمراجع لكل تجربة.
حدود القائمة: تكشف الفحوص المشكلات التي تحددها، ولا تثبت صحة كل سجل في المصدر. تبقى المراجعة البشرية مطلوبة لتفسير الأرقام والحالات غير المعتادة وتغييرات تعريف التقرير. القائمة وحدها لا تضبط الصلاحيات ولا توقف الإرسال ولا تؤكد وصول الرسالة.