نسخة واضحة يستطيع الفريق العمل بها
تخيّل موظفاً يستعد لإبلاغ عميل بموعد التسليم الجديد. أمامه النص المعتمد واسم من وافق عليه ووقت الموافقة. يستطيع استخدامه من دون البحث بين رسائل قديمة أو سؤال المدير مرة أخرى. ويعرف زملاؤه أيضاً أي نسخة يرجعون إليها إذا سأل العميل عن التفاصيل.
للوصول إلى هذه النتيجة، اتفقوا أولاً على صاحب القرار لكل نوع من المستندات. قد تكفي موافقة مدير الفريق على تعليمات داخلية. أما تغيير موعد وعدتم به العميل فقد يحتاج موافقة مسؤول خدمة العملاء ومسؤول التسليم معاً.
اكتبوا هذه الصلاحيات في جدول بسيط يوضح من يوافق وفي أي حالة. بناءً عليه، يصل المستند إلى الأشخاص المعنيين. وتبقى موافقتهم مرتبطة بالنسخة التي قرؤوها، لا بأي ملف يحمل الاسم نفسه. هكذا يعرف الموظف أساس الموافقة قبل أن يبدأ.
غياب المدير لا يترك الموظف حائراً
مثال افتراضي للتوضيح: يعدّ منسق العمليات النسخة الثانية من رسالة للعميل لتغيير موعد التسليم. حسب قواعد هذا المثال، يوافق مسؤول خدمة العملاء أولاً، ثم مسؤول العمليات. ولأن مسؤول العمليات في إجازة، يراجع النسخة نفسها شخص حددته الشركة مسبقاً ومنحته صلاحية الموافقة خلال غيابه.
بعد تسجيل الموافقتين، يعرف المنسق أي نسخة يمكنه إرسالها. البديل هنا يراجع ويقرر فعلياً؛ وضع اسم شخص في نسخة البريد لا يعطيه صلاحية الموافقة. المثال يصف طريقة عمل مقترحة، وليس نتيجة مقاسة لدى عميل.
وإذا رُفضت الرسالة، يظهر للمنسق سبب الرفض ليعرف ما يحتاج إلى تعديل. وإذا انتهت مهلة الرد، يتواصل المسؤول عن الإجراء مع الشخص الذي ننتظر موافقته. عدم الرد لا يعني الموافقة، حتى لو كان العميل ينتظر الرسالة.
ولو تغير موعد التسليم مرة أخرى، تحتاج النسخة الثالثة إلى موافقات جديدة. تبقى قرارات النسخة الثانية محفوظة للرجوع إليها، لكنها لا تسمح بإرسال النص الجديد. بذلك يرى الفريق حالته بوضوح: مستند معتمد، أو تعديل مطلوب، أو انتظار رد من شخص معروف. ويمكنه ترتيب بقية عمله على هذا الأساس.
اجعلوا الخطوة التالية واضحة كل مرة
ابدؤوا بمستند يتكرر في عمل شركتك. حددوا من يوافق، ومن ينوب عنه، ومتى يجب أن يصل الرد. جرّبوا الاتفاق باستخدام جدول الصلاحيات والمثال التطبيقي أو رسم مسار الموافقات. كلاهما نموذج افتراضي للتخطيط.
تستطيع داتيمور مساعدتكم في بناء مسار للموافقات يناسب أدوات الفريق وقواعد العمل. ويعرض مشروع متابعة تنفيذ المشاريع حالات المهام ومسؤوليات الفريق في مكان واحد. لكنه لا يوثّق إجراء الموافقة على المستندات في هذا المثال.
أحضروا مستنداً واحداً، وقواعد الموافقة الحالية، وما تريدون تحسينه في يوم الموظف. الهدف أن يعرف الفريق متى يستطيع إكمال العمل، ومن يرجع إليه عند الحاجة. وضوح الإجراء يساعد على ذلك، لكنه لا يحل محل تقدير الشخص المسؤول عن القرار.