اعرف المتاح قبل تجهيز الفريق للمهمة
عندما تكون بيانات الأجهزة محدثة وواضحة، يستطيع المنسق تجهيز الفريق للمهمة المقبلة، ويعرف الفني الأجهزة المخصصة له. هذا أحد استخدامات تطبيقات الأعمال الداخلية: جمع المعلومات والخطوات التي يحتاجها الموظف لإنجاز عمله، مثل العثور على جهاز متاح وتسجيل تسليمه ومتابعة حالته.
مثال توضيحي ببيانات افتراضية: يتشارك فريق خدمات ميدانية عدداً من الأجهزة اللوحية. تُسجّل الأجهزة في ملف إكسل، وتصل أخبار تسليمها وإرجاعها في رسائل منفصلة. يمكن للتطبيق أن يجمع هذه المعلومات في مكان واحد. يعرف الفريق حالة كل جهاز، ومن استلمه، وموعد إرجاعه، ويسجّل تسليمه في المرة التالية.
عندما يخصص المنسق جهازاً متاحاً لفني، يظهر اسم المستلم ويخرج الجهاز من قائمة المتاح. يرى منسق آخر هذا التخصيص وهو يجهّز مهمة ثانية، فيستطيع ترتيب بديل قبل موعد الاستلام. بهذه الطريقة، يمكن للفريق أن يستعد بناءً على ما يستطيع استخدامه فعلاً.
اجعل الأجهزة جاهزة للاستخدام التالي
تساعد هذه المعلومات المسؤول عن الأجهزة على الاستعداد لعمل الغد. يعرف الأجهزة المتوقع إرجاعها فيتابعها، ويميّز الأجهزة المفحوصة التي يمكن تسليمها مجدداً. يستطيع كل شخص استخدام المعلومة في مهمته، بدلاً من البحث عنها في الرسائل.
إذا عاد جهاز بشاشة مكسورة، يبقى غير متاح إلى أن يُصلح ويُفحص. وإذا حاول شخصان تخصيص الجهاز نفسه في الوقت نفسه، ينبغي أن تنجح عملية واحدة فقط، وأن تظهر للآخر رسالة واضحة لاختيار جهاز بديل. هذه أمثلة لما نريد أن يفعله التطبيق. الرسوم المرفقة للشرح فقط، ولا تثبت أن هذه الوظائف تعمل بالفعل.
وتعتمد الفائدة على تسجيل التسليم والإرجاع وتحديد من يفحص الأجهزة. إذا لم يسجّل أحد عودة الجهاز، فلن تظهر في التطبيق. وهو لا يوفر أجهزة غير موجودة، لكنه قد يساعد الفريق على توزيع الأجهزة الموجودة والاستعداد للمهمة التالية.
ابدأ بطريقة عمل يمكن الاعتماد عليها
احتفظ بملف إكسل إذا كان فريقك يحدّثه باستمرار ويستطيع الاعتماد على معلوماته. ويمكنك تجربة نظام جاهز لإدارة الأجهزة وضبط إعداداته لتناسب عملك. تأكد أنه يتيح متابعة التسليم والإرجاع وتحديد من يرى المعلومات أو يغيّرها. إذا لم يلبِّ حاجة مهمة، ففكّر في بناء تطبيق باستخدام أدوات جاهزة أو تطوير برنامج خاص بشركتك. حدّد أيضاً من سيتولى تحديثه وإصلاحه.
يمكن لداتيمور مساعدتك في بناء تطبيق أعمال يناسب طريقة عمل فريقك ويساعده على متابعة الأجهزة وتسليمها. ويمكن ربطه بالأنظمة التي يستخدمها فريقك عند الحاجة. ابدأ بمهمة متكررة، وحدد كيف تريد أن يصبح يوم العمل أسهل، ثم اختر الحل المناسب لها.
وللتفاصيل، تتوفر رسوم توضيحية ببيانات افتراضية. أحدها يوضح تسليم الأجهزة وإرجاعها إلى قائمة المتاح بعد الفحص. ويوضح الآخران طلبات الموظفين التي يراجعها شخص غير مقدم الطلب، وبوابة للعملاء يُفترض أن يرى كل عميل فيها طلباته فقط.
يعرض عملنا في مساحة الأداء التسويقي متعددة العملاء مثالاً على جمع معلومات العمل في مكان واحد. أما مثال الأجهزة في هذا المقال فأعددناه للشرح. ناقش معنا التحسن الذي تريده في العمل اليومي، مع الملف الحالي والأشخاص المشاركين وما تريد أن يصبح أسهل لهم.