امنح الفريق القدرة على متابعة أسئلته
المقصود بذكاء الأعمال بالخدمة الذاتية أن يتمكن الموظف من استكشاف معلومات العمل، دون طلب تقرير جديد من المختص في كل مرة. يستطيع المدير اختيار أسبوع آخر أو مقارنة الفروع المسموح له برؤيتها. ويمكن لزميل تلقّى التدريب المناسب إعداد عرض جديد من المعلومات نفسها.
الفائدة أن يتابع الفريق سؤاله أثناء النقاش، وتكون لديه معلومات واضحة تساعده على فهم ما يحدث. ابدأ بأسئلة تتكرر في العمل ويمكن للبيانات المتاحة الإجابة عنها. اتفقوا على معنى كل رقم، والشخص المسؤول عنه، وموعد تحديثه.
واجعل صلاحية الاطلاع مختلفة عن إعداد التقارير أو تغيير طريقة الحساب. من يحتاج إلى مراجعة مبيعات فرعه لا يحتاج بالضرورة إلى تعديل طريقة حسابها أو رؤية الفروع الأخرى. يوضح دليل مايكروسوفت للخدمة الذاتية بإدارة مشتركة، بالإنجليزية كيف يمكن فصل مسؤولية البيانات المشتركة عن إعداد التقارير.
من سؤال عن المبيعات إلى إجابة واضحة
مثال ببيانات اصطناعية، وليس نتائج عميل: سجّل فرع مبيعات بقيمة 10,000 ريال ومرتجعات بقيمة 1,000 ريال ليوم أمس. اتفق الفريق على عرض المبيعات بعد طرح مرتجعات اليوم نفسه. بعد التأكد من اكتمال السجلين، يظهر للمدير مبلغ 9,000 ريال. وإذا توفرت تفاصيل المنتجات، يستطيع معرفة مساهمة كل منتج في هذا المبلغ.
يختار المدير التفاصيل التي يريد رؤيتها في تقرير فرعه. ويستطيع الموظف المدرّب إعداد عرض آخر بالحساب المتفق عليه. أما تغيير طريقة الحساب، فيعتمده مسؤول المبيعات وينفذه فريق البيانات ويتحقق منه قبل إتاحته للآخرين.
إذا كان سجل المرتجعات ناقصاً، تظهر عبارة «بانتظار التأكيد» بجانب صافي المبيعات. يرجع المدير إلى الشخص المحدد للدعم، وينتظر التحقق قبل اعتماد الرقم. وبعد مراجعة السجل الناقص، يرى مستخدمو تقرير الفرع الإجابة المؤكدة نفسها. هكذا يستطيع الفريق متابعة عمله بنفسه، ويعرف متى يحتاج إلى مساعدة.
حافظ على الثقة بعد البداية
ابدأ التجربة مع قسم واحد. اطلب من الموظفين الإجابة عن سؤال يعرفونه، وشرح النتيجة، والانتباه إلى أي معلومات غير مكتملة. حدّد من يستقبل أسئلتهم، ومن ينوب عنه عند غيابه، وكيف سيعرفون أن طريقة حساب رقم ما تغيّرت. بعد ذلك، وسّع الاستخدام مع مراجعة صلاحيات كل شخص بحسب عمله.
تجد في قائمة الجاهزية وجدول الأدوار والصلاحيات القابلين للطباعة تفاصيل المثال ومساحة لتخطيط تجربتك. الملف وسيلة للتخطيط؛ ولا يطبّق الصلاحيات على أنظمة شركتك.
تساعدك داتيمور في إعداد تقارير مشتركة تخدم أسئلة فريقك اليومية. ويوضح عملنا في متابعة الأداء التجاري جمع المبيعات والمعلومات المرتبطة بها في عرض واحد. ابدأ بسؤال يتكرر، ومصادر إجابته، والأشخاص الذين يحتاجون إلى المعلومات. والغاية أن يستطيع فريقك الوصول إلى إجابات واضحة يطمئن لها، مع مسؤوليات ودعم متفق عليهما منذ البداية.