خطوة تالية واضحة لكل فاتورة
عندما تفتح قائمة الفواتير، تحتاج إلى أكثر من عبارة «قيد المعالجة». تحتاج أن تعرف ما المطلوب، ومن سيتابعه، ومتى يعود إليك بالرد. بهذه الصورة، يستطيع زميل آخر متابعة الفاتورة عند غياب المسؤول عنها، من دون أن يبدأ البحث من جديد.
قراءة بيانات الفاتورة هي البداية. بعدها يتحقق الفريق من المورد والبيانات المطلوبة، ومن احتمال تكرار الفاتورة. ويقارنها بأمر الشراء وسجل الاستلام عندما يكون ذلك مطلوباً. صحة البيانات وحدها لا تعني الموافقة على الفاتورة أو سدادها. يوضح مقال تجهيز بيانات الفواتير للمراجعة هذه الخطوة الأولى.
أما الفواتير التي ينقصها شيء أو تختلف بياناتها، فتظهر في قائمة مخصصة للمتابعة. بجانب كل فاتورة سبب توقفها والشخص الذي يتابعها. بذلك يعرف فريق المالية أين يوجّه اهتمامه، ويجد إجابة واضحة عندما يسأل المورد عن فاتورته.
من فاتورة متوقفة إلى قرار مفهوم
مثال ببيانات افتراضية: وصلت فاتورة لعشر قطع، بينما سجل الاستلام يؤكد وصول ثماني قطع فقط. بيانات الفاتورة قُرئت بشكل صحيح. القاعدة في هذا المثال هي تعليق الفاتورة حتى يتأكد استلام القطع العشر كاملة.
يظهر السبب في القائمة: «ننتظر وصول قطعتين»، ويتولى فريق المشتريات المتابعة. عندما تصل القطعتان، يضيف موظف الاستلام المستند الذي يثبت ذلك. تراجعه المالية، ثم تُعرض الفاتورة على صاحب صلاحية الموافقة. تبقى الفاتورة الأصلية كما هي.
يحتفظ السجل بسبب التعليق، وما فعله كل شخص، والمستند الذي استند إليه القرار. يستطيع الفريق لاحقاً شرح سبب انتقال الفاتورة إلى الخطوة التالية، من دون الرجوع إلى رسائل متفرقة. يمكنك عرض المثال التوضيحي وقائمة المتابعة وسجل القرارات أو تنزيل المثال. هذه بيانات افتراضية لشرح الفكرة، وليست نتيجة مشروع لعميل.
متابعة يومية يستطيع فريقك الاستمرار عليها
ابدأ بنوع واحد من الفواتير المتكررة في شركتك. اتفق مع الفريق على من يحل كل نوع من الأسئلة، ومن ينوب عنه عند الغياب، ومن يملك صلاحية الموافقة. والفواتير التي لا ترتبط بأمر شراء تحتاج إلى مستندات وطريقة موافقة تناسبها. فريق المالية هو من يحدد القواعد المناسبة لشركتك.
كذلك، ميّز بين «تمت الموافقة» و«وصلت إلى النظام المحاسبي». إذا لم يتأكد وصولها، تبقى للمتابعة، ويُفحص النظام قبل إرسالها مرة أخرى. والسداد خطوة منفصلة تحتاج إلى صلاحية. بهذه الطريقة، يعرف زملاؤك ما تم فعلاً وما لا يزال ينتظر إجراءً.
تعرض حالة إدارة تنفيذ المشاريع مثالاً على وضوح التقدم والمسؤوليات، وليست مشروعاً لمعالجة الفواتير. وإذا أردت تطبيق الفكرة، شاركنا رحلة فاتورة واحدة ومستنداتها وقواعد الموافقة عليها. عبر خدمة داتيمور لتنظيم سير العمل نناقش معك بداية عملية تجعل متابعة الفواتير أوضح لفريقك.